La digitalización es el primer paso hacia la automatización, por ello, el término automatización describe una amplia gama de tecnologías que reducen la intervención humana en los procesos, existiendo distintos grados de automatización, dependiendo la necesidad de intervención directa o indirecta de las personas.

Si queremos automatizar procesos en nuestra organización, lo primero que deberíamos realizar es evaluar nuestros objetivos para determinar qué puede y qué no puede automatizarse. ¿Cómo lo hacemos? Empezamos por seleccionar las razones estratégicas y operativas para mejorar los procesos dentro de nuestra organización y sector respectivo.

Sobre esta base, algunas de las ventajas de la automatización de los procesos empresariales son:

• Ser más eficientes: Al automatizar las operaciones de la empresa, puede concentrarse en las tareas que tienen un impacto medible en el resultado final. Gracias a una mayor productividad y eficiencia, también puede darse prioridad a la innovación y la expansión. Igualmente se reduce el tiempo en la ejecución de tareas.
• Reducción de la probabilidad de equivocación: La probabilidad de cometer errores disminuye drásticamente cuando los procesos están automatizados, aquí los procedimientos a seguir resultan ser más fáciles para desempeñar los trabajos de forma correcta.
• Adaptabilidad: mejor diseño de los productos o servicios al adaptarse a las necesidades de los clientes.

 Además de ventajas, también encontramos los siguientes retos a superar:

• Inseguridad laboral: crear una sensación de incertidumbre en las personas, el temor a ser excluido de sus puestos de trabajo.
• En algunos casos puede requerir una fuerte inversión inicial con retornos de inversión a largo plazo que puede conllevar costes de mantenimiento elevados. Específicamente en tecnología, hay una alta propensión a la obsolescencia del producto, pudiendo generar una inversión no fructífera.
• Al tener los procesos automatizados, se produce una falta de flestherexibilidad en los mismos.

En definitiva, a pesar de que algunos crean que las personas serán sustituidas en favor de los robots, las personas seguirán siendo claves. No olvidemos que el mayor activo de una organización son las personas. La gestión de las operaciones requiere la interacción humana. Por tanto, en lugar de ser reemplazadas por máquinas en el futuro, las personas trabajaremos con ellas.

La automatización quiere liberar a los diferentes departamentos de la organización de la carga que generan los procesos manuales diarios y repetitivos. De esta forma, las personas recuperaremos tiempo valioso para invertirlo en actividades que aporten valor a la organización y a sus clientes. Sin lugar a duda, la automatización es una de las formas más eficaces de optimizar las tareas repetitivas para minimizar los errores y aprovechar al máximo los recursos de las organizaciones.

Al final del día, la automatización puede suponer una transformación en nuestra organización para mejorar procesos y ser más competitivos, por ello, quiero recordar y remitirme al Modelo EFQM, como herramienta de gestión internacional que ayuda a las organizaciones a gestionar su funcionamiento y su transformación. Para que una organización sea excelente, innovadora y sostenible debe tener en cuenta, entre otros aspectos, la necesidad de transformar la organización para el futuro, impulsar la innovación para diferenciarse y posicionarse en el ecosistema, y aprovechar la tecnología, los datos, la información y el conocimiento para seguir creciendo.

Automatización sí, pero con criterio.