Desde hace tres años, en la Secretaría General de Santander España estamos inmersos en un plan de transformación integral, denominado AlkimIA orientado a optimizar los procesos, reducir el riesgo operativo, maximizar el potencial del abogado al enfocarse en tareas de alto valor y, a la postre, mejorar la calidad del servicio al cliente.
Nuestra visión fue construir un modelo de asesoramiento con vocación de excelencia que se convirtiera en un referente de innovación en el sector legal in-house.
La gestión tradicional de los procesos legales implicaba una alta carga operativa manual y, para ello, la automatización de los procesos es clave para su optimización y la mejora de la productividad. La robotización de las tareas y la inteligencia artificial generativa, están siendo dos palancas imprescindibles para lograr procesos más eficientes, más ágiles y escalables.
Con este punto de partida, desde la Secretaría General aplicamos una metodología con las siguientes fases:
El primer paso de este viaje fue completar un inventario de procesos del área y, tras su evaluación y diagnóstico y con la participación activa de todas las partes interesadas (abogados, IT y áreas de negocio), se estableció una priorización en función de distintas variables como el volumen de datos e información procesada o la criticidad del proceso.
En segundo lugar, y utilizando la metodología Lean, se analizaron todos los procesos end-to-end para simplificarlos, reenfocarlos, eliminando puntos de dolor y tareas innecesarias y se evaluó igualmente la infraestructura tecnológica para implantar la arquitectura más adecuada.
Por último y aunque ya veníamos utilizando soluciones de IA tradicional como machine Learning y atendido el gran potencial que vislumbrábamos en la IA generativa para mejorar la capacidad productiva de los procesos, en 2023 iniciamos un camino de exploración de casos de uso de aplicación en el ámbito legal. A modo de ejemplo, cabría mencionar el Smart OCR para la elaboración del informe de bastanteos, triaje para orquestar el flujo de información, ChatBot y buscador de consultas jurídicas.
Actualmente, estamos impulsando soluciones de asistentes y agentes virtuales para una mayor productividad del letrado.
Como claves para el éxito del proyecto, mencionaría las siguientes:
- Desarrollo de un plan estratégico que incluya cronogramas y recursos necesarios, con indicadores clave de desempeño para medir su progreso. En el ámbito de la IA es crítico promover un enfoque de “Legal&Compliance by design” para garantizar, más allá del imperativo regulatorio, el uso ético y responsable de la IA, las exigencias de privacidad y seguridad de los datos, el impacto positivo de la tecnología, evitar los sesgos y minimizar la huella ambiental.
- La participación de la Secretaría General en todo el ciclo de vida del modelo de IA no se ha limita a la definición, desarrollo y validación del modelo, sino que también asegura el criterio legal y el rigor en la respuesta y la observabilidad del mismo para evitar alucinaciones o degradación del sistema.
- La elección de la tecnología adecuada, de manera coordinada entre el usuario/letrado y los departamentos de Tecnología, procesos y models&data y la involucración de todos los actores en las pruebas piloto para validar la efectividad de las tecnologías seleccionadas.
- Fomentar una cultura de innovación y adaptación continua, promover incentivos para el cambio y hacer las cosas de manera distinta, así como capacitar a las personas en dirección de proyectos, en las nuevas formas de trabajar (agile) y en el uso de nuevas tecnologías.
- Modelo de gestión y gobierno: La transición a un modelo basado en nuevas soluciones tecnológicas demanda un sistema específico de gestión de riesgos legales, así como una gobernanza específica que incluye tareas como recopilar y analizar datos sobre el desempeño de los nuevos procesos, revisión periódica para identificar áreas de mejora, supervisión e intervención humana, así como el desarrollo de planes de continuidad de servicio.
El modelo de tres líneas de defensa que implica la integración de controles y funciones específicas, es fundamental para garantizar que el desarrollo y uso de IA sea responsable, ético, seguro y conforme con la normativa.
Desde la Secretaría General de Santander España seguimos trabajando en nuevas soluciones innovadoras, demostrando así que el sector legal puede y debe liderar la transformación, haciendo de los desafíos tecnológicos una oportunidad, acompañando el éxito de sus organizaciones en esta nueva era.