Documentación - VIII Foro Excelencia en Sanidad 2020: Claves de la Evaluación con el Modelo EFQM en Sanidad

Después Alberto Pardo, Coordinador Foro Excelencia en Sanidad / Subdirector General de Calidad Asistencial y Cooperación Sanitaria - Consejería Sanidad de Madrid, Juan Ferrándiz, Técnico Gestión de Calidad Subdirección General de Calidad Asistencial - Consejería Sanidad de Madrid y Miquel Romero i Grané, Director de Vida Asociativa y Conocimiento del Club Excelencia en Gestión, han compartido con los presentes las actividades realizadas y los resultados de la participación de los miembros del Foro Excelencia en Sanidad en diferentes Grupos de trabajo.

Miquel Romero ha presentado cómo debemos prepararnos para una evaluación con el Modelo EFQM, cuáles son los principales retos de transición y ha introducido algunas de las novedades del proceso de preparación de la memoria para el Sello EFQM con el Modelo EFQM. La Mesa redonda con Evaluadores-Asesores expertos ha contado con la participación de Jose Antonio Calvo, Director General en Acorde Consulting, Nacho Monfort, Socio en Gesco Consultores y Juan García del Valle, Director de Consultoría en Juntos Generamos Valor, con la presentación y moderación de Alberto Pardo. Adjuntamos un breve resumen:

Principales Claves y Retos de la evaluación desde vuestro conocimiento:

• JAC:
  • Nuevas claves de la evaluación:
    • Poner encima de la mesa los retos de transformación, la visión de futuro. Mirar por el parabrisas, no tan solo mirar al retrovisor. Debemos revisar bien las palancas de transformación.
    • Los Grupos de Interés. Antes estaban, pero no con este formato. Nueva estructura de resultados, muy abierto en lo referente a los Grupos de interés.
    • Enfocar la Responsabilidad Social como un agente, no solo en resultados. Mención expresa a los ODS en la Dirección y Ejecución.
• NM:
  • Las principales claves:
    • Propósito inspirador, claro, compartido, que nos sirva de faro, que ayude a la creación de una cultura de organización.
    • Cultura de la organización, con un enfoque de creación de una “familia”.
    • Ecosistema y grupos de interés, reforzando la segmentación.
    • Esfuerzo de Transformación con nuevas estrategias, herramientas y proyectos.
    • Resultados finalistas, un nuevo reto.
  • Sin pretenderlo, el Modelo EFQM se ha avanzado a la situación que nos ha traído el COVID.
• JGV:
  • Plataforma EFQM Digital: Cuidado con la documentación que incorporamos, una de las claves es la de autoimponernos límites en la cantidad de documentación. Solo lo realmente importante.
  • Excelencia: No aparece, está ya en ADN del propio modelo.
  • Visionar de forma horizontal el Modelo EFQM: Debemos saber hacer lecturas horizontales con los 7 ejes principales de trabajo.
  • Modelo EFQM: Mucho más práctico, mucho más enriquecedor. Se entiende mucho mejor de forma conceptual.
  • Flexibilidad: Da la capacidad de ponderar la importancia de los grupos de interés en cada organización. Obliga a una reflexión.
  • Financiadores y Reguladores: Se pone en un mismo grupo, y este es un elemento novedoso.
  • Cultura: Es uno de los nuevos retos.

Alberto resumen esta primera intervención con “la Excelencia es necesaria, pero no suficiente”.

El nuevo papel del evaluador asesor, ¿qué ventajas e inconvenientes nos podéis compartir?:

• JAC:
  • Cuidado con la enorme información que se puede incluir en la Plataforma EFQM.
  • La horizontalidad, hace más complejo la evaluación, es más complejo asignar responsabilidades en la evaluación.  Es muy importante tener “expertise” en la gestión, más que en el Modelo EFQM.
  • Aparentemente da menos guía, por ejemplo, en “personas” hay muchas menos guías, se abarca más y hay algo menos guías. Lo cual nos da mayor exigencia.
  • Hay que hacer un estudio mayor, hacer un análisis del ecosistema.
  • Creo que siempre ha sido el papel del evaluador. Debemos sacar la foto de lo que hay, pero el Modelo EFQM también debe aportar guías de futuro.
  • Debemos incorporar las claves de los “qués” que tiene cada organización para con el modelo para avanzar. No en los “cómo”.
• NM:
  • La esencia no ha cambiado, el fondo es muy parecido. Estad tranquilos los que aún no habéis profundizado en el Modelo EFQM.
  • Evaluadores asesores más preparados y con una disposición mejor.
  • No explicar el “cómo” y centrarse en el “qué”.
• JGV:
  • Es un cambio importante, el evaluador ve tonos de grises, no solo blanco y negro.
  • Hay que dar pistas para avanzar en la mejora de la gestión, avanzar y madurar en los diferentes niveles y mantenerlo.
    • Importante la preparación de conocer bien el ecosistema, contexto, grupos de interés.
    • Composición del equipo de evaluadores, será también una de las claves.

Alberto comenta que hay ciertas dificultades para encajar los dos papeles… pero sin duda lo conseguiremos

¿Qué les aconsejarías para que preparen una evaluación con este Modelo EFQM?:

• JAC:
  • Es mejorado, y debe reflejarse en nuestra organización.
  • “Más” no es “mejor”, hay que pensar en el equipo evaluador.
  • Empatía, pensado en quien lo va a leer:
    • Revisar puntos clave: propósito, ecosistema, transformación y enfoque de nuestra RSC.
    • Estructurar bien la idea de los resultados. De forma coherente.
    • El equipo de personas de la organización, con mucho despliegue, hay cierta distancia entre dirección y operación, enseñemos el propio modelo de nuestra organización inspirado en el Modelo EFQM, no tanto solo el Modelo EFQM.
• NM:
  • Hacer bien las cosas es lo realmente importante, la evaluación sale sola.
  • Claves:
    • Preparar algunos elementos clave que se irán desgranado: Discurso a partir del propósito, Cultura y Ecosistema.
    • Funcionamiento (día a día, eficiencia…) y Transformación (futuro, visión, estrategia…)
• JGV:
  • Hay que tener una buena preparación.
  • Posibles preguntas que nos puedan hacer.
  • Ayudar a que los evaluadores entiendan bien nuestras circunstancias (regulaciones…)
  • Involucración de los diferentes niveles. No solo el equipo de dirección.
  • Durante todo el proceso enseñar cómo realmente estamos gestionando nuestra organización, mostrarlo… no solo decirlo.
• Crear un clima y atmósfera de confianza. Es un trabajo en equipo, no un examen.

Miquel Romero ha presentado las novedades del proceso del proceso de evaluación. El Diálogo entre el Evaluador asesor José Ramón García Aranda, EFQM Assessor y el Evaluado José Miguel Tudela, Director de Organización y Sostenibilidad en Enagás, con la presentación y moderación de Alberto Pardo. Han conversado y han compartido su experiencia tras haber participado directamente, desde puntos de vista diferentes, en la primera simulación de evaluación con el Modelo EFQM Online. Adjuntamos un breve resumen:

En vuestra opinión ¿claves prácticas que os ha traído el Modelo EFQM?

• JRGA:
  • El canal cambia.
  • Foco en la ejecución ágil: aspecto crítico.
  • Mirada de futuro.
• JMT:
  • Contenido:
    • Visión a futuro, Propósito, Agilidad y transformación.
    • Integración de la Sostenibilidad
    • Gestión de los Grupos de interés: tiene una consideración dentro de un ecosistema, buscando un valor compartido.
  • Práctico:
    • Lenguaje simple.
    • Hay que desaprender.
    • partir de cero, aprovechar la frescura.

En un proceso Online, ¿qué percepción nos podéis compartir?

• JMT:
  • Una primera fase de desconfianza.
  • Luego una fase por los buenos resultados (mejores que el esquema tradicional)
  • Ha venido para quedarse, en un término medio como en el teletrabajo.
  • Se ha preparado todo mucho mejor, nos obliga el online a ello.
  • Mayor puntualidad en las reuniones.
  • Puede ser un pequeño problema algunos aspectos más culturales.
• JRGA:
  • Requiere más planificación previa, análisis de la documentación.
  • Evaluar cultura y Liderazgo, es algo más complejo.

Todas las organizaciones en lo fundamental somos muy parecidos, pero respecto el Modelo EFQM ¿qué piensas que debemos tener presente en Sanidad?:

• JMT:
  • El Modelo EFQM es muy transversal.
  • Todos los puntos anteriores son comunes para todos.
  • Toda la parte de agilidad también es muy común.
  • A nivel de futuro y ecosistema, sí que debe ser más adaptado a cada organización.

Contadnos vuestras impresiones en este nuevo rol de evaluador asesor:

• JRGA:
  • En relación con este nuevo apellido de “asesor” que nos ha aparecido, es muy importante el ser prudentes.
  • Debemos hacer el máximo de reflexiones abiertas, pero en ningún caso se trata de traspasar la línea de la evaluación y movernos hacia la consultoría.
  • No hay que ser tan rigurosos en el diagnóstico y tener flexibilidad. Reflexionando de forma sincera ante aspectos que plantea el Modelo EFQM.
• JMT:
  • Este rol nuevo, es como un reconocimiento a los evaluadores. Nos debe complementar. También a nivel cros-sectorial.
  • Teníamos cierto riesgo al “apalancamiento”, y este nuevo modelo es un nuevo reto para organizaciones y evaluadores, una cierta catarsis.

Una reflexión final:

• JMT: El esfuerzo importante está en desaprender, ya que cambiamos de “casa”, y conviene tirar algunos de los muebles y cambiarlos. Aprovechemos para incorporar nuevas ideas y nuevos proyectos. El Modelo aporta nuevas formas, es una oportunidad.
• JRGA: Entender el modelo como una guía, una palanca de la transformación (estratégica, táctica y operativa). Requerimos de instrumentos nuevos, y cuando el tsunami pase, debemos consolidar muchas transformaciones y quizás dar algún paso atrás. Debemos pensar de forma estratégica, con un pensamiento colectivo.

La apuesta por la Excelencia en el sector Sanidad ha quedado patente por revisión de los 69 Sellos de Excelencia EFQM a las organizaciones que han demostrado, después de una evaluación externa, su nivel de Excelencia de acuerdo con los criterios de la EFQM (European Foundation Quality Management). Todas estas organizaciones han estado representadas por cinco de ellas que han superado los 600 puntos, y forman parte del selecto grupo de organizaciones Embajadores de la Excelencia Europea: Salomé Martín, Eulen Sociosanitarios, Eva María Sáez, Hospital Universitarios Fundación Jiménez Díaz, José Tolsdorf, HM Hospitales, Carlos Zarco, Hospital Universitario Moncloa y Jesús Santiago, UMIVALE.

Salomé ha resaltado que el Modelo EFQM aporta una visión global, una mejora continua, transforma a las organizaciones de forma permanente. Incorpora a todas las personas de la organización.

José nos ha compartido que el Modelo EFQM hace salir de la zona de confort, ayuda a obtener un listado de retos, clave para avanzar en la digitalización, una nueva relación con los pacientes y reforzar la humanización en esta relación paciente.

Carlos habla de la importancia del Modelo EFQM especialmente en estos entornos VUCA, simplificando el lenguaje, importante herramienta de gestión, nos comparte que “asesor” no es una mala palabra en este contexto, el Modelo EFQM tiene una clara orientación al futuro, con los clientes en el centro y resalta el valor del ecosistema.

Eva nos resalta la mejora continua, la importancia del trabajo en equipo, la digitalización, en toda la organización (asistencial, docencia…), el Modelo EFQM es una palanca para todos los profesionales.

Y finalmente Jesús nos da tres claves del Modelo EFQM: sostenibilidad, centrado en los clientes y útil y sencillo.

Ha clausurado el acto Alberto Pardo, Coordinador del Foro Excelencia en Sanidad del Club Excelencia en Gestión.